Cómo utilizar una plantilla de planificación del presupuesto de viajes para ayudarte a ahorrar dinero

La parte que menos me gusta de reservar un viaje es calcular mi presupuesto de viaje.

La mayoría de la gente se siente identificada.

A menudo, el dinero significa limitar nuestros deseos de viajar, acortar los viajes o reservar con antelación para ahorrar para ese gran viaje.

Este suele ser el paso que más tiempo lleva a las personas que intentan planificar el viaje en solitario de sus sueños. Se agobian pensando en cuánto dinero van a necesitar, cómo averiguar los costes de las cosas en el extranjero y cómo hacer un seguimiento de todo ello.

Es un reto muy real, pero estoy a punto de hacerlo mucho más fácil.

He desarrollado una calculadora de presupuestos de viaje y una plantilla de planificador de itinerarios de viaje para ayudarte a planificar el viaje de tus sueños en un sólo un momento. Todo lo que necesitas es acceso a Internet y estarás listo para convertirte en un profesional del presupuesto de viajes.

También he incluido consejos sobre cómo encontrar precios, los mejores sitios para comparar precios y cómo viajo con un presupuesto sin dejar de hacer todas las cosas que quiero. En serio, ¡Viví en Europa durante 8 meses con menos de 750 $ al mes! Y aún así fui en globo a Capadocia.

¿Estás preparado para conocer mis secretos?

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Para facilitarte la vida, comparto una copia gratuita de las plantillas que utilizo para planificar todos mis viajes, incluida mi calculadora de presupuesto.

Para conseguir tu copia, suscríbete a continuación y te la enviaré directamente a tu bandeja de entrada.

Incluso he incluido un presupuesto de viaje de muestra dentro de la plantilla de la calculadora para que puedas ver un presupuesto real que utilicé para ir a Nueva York.

8 consejos para que presupuestar los viajes sea más fácil

Paso 1: Determina tu presupuesto máximo

Antes de empezar a calcular mi presupuesto para viajes, me gusta determinar la cantidad máxima que estoy dispuesta a gastar. Esto es lo mejor para los viajes cortos, ya que en los Años sabáticos y en las aventuras de un mes habrá cambios sobre la marcha.

Por ejemplo, si tengo previsto pasar un día en Zúrich, determinaría la cantidad máxima que estoy dispuesto a gastar en ese día de viaje. Esta cifra no se basa en lo que realmente harás y, de hecho, debería ser un poco disparatada.

Así que, por un día, podría decir que estoy dispuesto a gastarme 500 francos suizos.

Tener esta cantidad irreal como presupuesto máximo no significa que vayas a gastártelo todo. Sólo significa que cuando empieces a asustarte por el coste de los vuelos o el coste de una excursión que realmente quieres hacer, puedes mirar esa cifra gigantesca y saber que estás muy por debajo de ella.

¡No te olvides los gastos más básicos!

No te preocupes, al final de esta guía determinaremos un presupuesto realista. Así que para los que necesitamos cifras reales o podríamos gastar más de la cuenta, habrá una cifra firme en breve.

Paso 2: Investiga los costes esenciales

La mayoría de los viajeros se olvidan de los gastos esenciales, ¡pero no esta guía! De lo contrario, ésta no sería una guía profesional de “Cómo hacer un presupuesto de viaje”.

¿Qué son los costes esenciales?

Son cualquier cosa, desde los gastos de visado hasta el seguro de viaje o las vacunas. Todo lo que necesites comprar para llegar al destino y estar seguro entra dentro de los gastos esenciales.

A menudo incluyo en esta sección un paquete de pastillas para el resfriado o medicamentos para la alergia, aunque no los haya comprado antes de salir. Me pongo enferma con mucha facilidad cuando viajo, así que me ayuda saber que el dinero ya está ahí esperando.

Puedes encontrar gastos esenciales para incluir en tu presupuesto de viaje en el consejo asesor de viajes de tu gobierno. Estos sitios son increíbles para tener información actualizada sobre las vacunas que recomienda tu gobierno antes de ir a tu destino. A veces también ofrecen información sobre visados.

Para obtener información completa sobre visados, yo siempre busco en Google “Visado + [destino] para viajeros de [tu país]”.

No es la fórmula más elegante, pero algunos países tienen diferentes consejos que se ocupan de sus Visados para viajeros, por lo que puede ser difícil encontrarlo en la página web de su gobierno.

Siempre recomiendo a los viajeros que vayan a cualquier lugar durante más de 2 días que contraten un seguro de viaje. Si vas a pasar un fin de semana, asegúrate de que tu tarjeta de crédito tiene incorporado algún seguro de viaje por si ocurre algo. Esto puede ayudarte en caso de accidente de coche, pérdida de equipaje y a que vuelvas en avión si estás enfermo.

Mi proveedor de seguros de viaje favorito es World Nomads. Ofrecen unos servicios increíbles y siempre me han ayudado cuando algo ha salido mal en mis viajes.

¡Averigua hoy mismo el coste del seguro de viaje!

Paso 3: Investiga tus actividades

La mayoría de las guías de planificación de presupuestos de viaje empiezan por los vuelos y el alojamiento.

No me gusta ese método, ya que a menudo significa que gastas más de la cuenta en esos artículos primero y tienes que recortar las cosas increíbles que hacer cuando llegas.

Creo que las cosas que haces cuando viajas importan más que tu vuelo o dónde te alojas. Seguro que no quieres volar en un avión de transporte o alojarte en un cobertizo, pero sin duda puedes bajar de categoría a un dormitorio compartido en un albergue para poder hacer esa tercera excursión gastronómica (…algo que sin duda nunca he hecho).

Para más consejos sobre cómo planificar tu viaje, consulta mi guía Cómo planificar un itinerario de viaje!

Cuando planifico mi presupuesto, empiezo por fijarme en mis actividades “imprescindibles”. Elijo 3 cosas que quiero hacer desesperadamente en un destino y me aseguro de que se ajustan a mis cálculos presupuestarios.

Por ejemplo, cuando me mudé a Nueva Zelanda por un año, sabía que quería hacer paracaidismo. Es una actividad cara (cuesta más de 300 NZD el paquete más sencillo). Como era vital para mí, me aseguré de tener el dinero para permitírmelo, lo que me llevó a hacer paracaidismo en Taupo desde la altura más alta que tenían gracias a unos ahorros extra.

Asegúrate de que estas cosas entran primero en tu presupuesto. Luego puedes rellenar otras actividades como quizás, ya que son menos importantes para ti.

Pueden eliminarse si los vuelos, el alojamiento u otros gastos son considerablemente más elevados de lo que habías previsto.

Paso 4: Busca vuelos y alojamiento

Ahora que ya has elegido las cosas divertidas, es hora de incluir los gastos necesarios en tu plantilla de presupuesto de viaje.

Comparto mis herramientas favoritas para ayudarte a ahorrar dinero en estas experiencias de viaje menos vitales.

Transporte

Una vez que tengo en mi presupuesto las 3 actividades imprescindibles, empiezo a investigar los costes mayores: vuelos y alojamiento.

Técnicamente, debería decir “transporte” en lugar de “vuelos”, ya que a menudo prefiero coger trenes para ahorrar dinero (como puedes deducir de mi relato de viaje No todos los trenes-cama son el Orient Express).

Aquí es donde tienes que hacer algo más de trabajo para encontrar opciones más baratas que pueden no ser tan sencillas. Por ejemplo, puede ser más barato volar a una ciudad vecina o crear tu propio vuelo de conexión que coger los planes prefabricados por las compañías aéreas.

Utilizo Skyscanner para que me ayude a encontrar las mejores opciones de vuelo en todo el mundo.

Skyscanner es un gran recurso fácil de usar que muestra vuelos de todas las aerolíneas de las que hayas oído hablar (y de algunas de las que no). ¡Son una parte importante de cómo conseguí volar a Nueva Zelanda desde Canadá por sólo 200 $!

Para viajar en tren o autobús, utilizo Trainline.

Es un recurso muy similar a Skyscanner que agrupa todos los servicios de tren o autobús disponibles en tu zona para ayudarte a encontrar la opción mejor/más barata para tu tránsito.

(Los utilicé tan a menudo durante mis 8 meses en Europa que cada vez que escribía “t” en mi barra de búsqueda, Google intentaba enviarme automáticamente a ellos).

Alojamientos

El alojamiento es más complicado para empezar a buscar. Tienes que tener algunos requisitos que te ayuden a limitar tu búsqueda.

¿Te parece bien alojarte en un albergue o en un alojamiento compartido? ¿Necesitas tu propia habitación? ¿Prefieres gastar más en un lugar con cocina y ahorrar en tu presupuesto para comida, o escatimar en el alojamiento para poder comer fuera? ¿O unas vacaciones no son vacaciones sin estar en un hotel?

Me gusta tener 3 (parece que me gusta mucho ese número) cosas imprescindibles en mi alojamiento. El número 1 es casi siempre el Wifi, ya que soy bloguera de viajes profesional y necesito trabajar mientras viajo (y soy adicta a Netflix). Mis #2 y #3 a menudo tienen que ver con la ubicación (como aprendí cuando estuve Sola en Ámsterdam, tener un hotel fuera de la ciudad puede ser perjudicial).

Según el lugar o el tipo de viaje, también pueden incluir cosas como el coste, la política de salida, tener mi propio espacio, acceso a una cocina o la posibilidad de conocer gente.

Una vez que tengas tus cosas imprescindibles, será mucho más fácil calcular el presupuesto de viaje para el alojamiento.

Estos son mis sitios favoritos para encontrar alojamientos económicos:

• Hoteles.com
• Booking.com
• Airbnb
• Vrbo
• Hostelworld
• Couchsurfing
• Workaway

Paso 5: Calcula tus gastos diarios

Todavía tienes que ser humano en torno a toda esa exploración que estás haciendo. Eso significa tener en cuenta los gastos cotidianos, como el coste de la comida o del café.

Esto suena complicado, ¿verdad? Es decir, ¿cómo se supone que vas a saber cuánto cuesta desayunar en otro país?

Ahí es donde entra mi sitio favorito de Presupuestos de Viajes: Presupuesta Tu Viaje. Este sitio recomienda con precisión el coste de todo en países de todo el mundo. No me resultan muy útiles sus presupuestos totales ni sus recomendaciones de alojamiento, ya que prefiero obtener esos costes por mi cuenta.

Siempre que viajo, utilizo Presupuesta Tu Viaje para calcular cuánto debo presupuestar para comida cada día (como mínimo) y cuánto para transporte. Suelo añadir 25 $ a sus recomendaciones para comida, a fin de disponer de dinero para tentempiés o comidas adicionales. De vez en cuando, añado una comida de lujo para darme un capricho y anoto ese aumento en el presupuesto para comida.

Aunque no van a ser los gastos exactos que gastes en metro, autobús y almuerzos, te ayudarán a hacerte una idea de lo que te costará. Así podrás tener un presupuesto de viaje más completo y con menos sorpresas cuando estés en el extranjero.

Paso 6: ¡No olvides los fondos adicionales!

Este es un paso que no he visto en ninguna guía de Cómo viajar con presupuesto del mercado. Y realmente, ¿cómo podrían olvidarlo?

Somos viajeros. Eso significa que queremos tener dinero para cosas divertidas.

Tal vez quieras ir de fiesta en Madrid, ir de compras a Paris o comprar un juego de té para tu amiga en Hungría.

Necesitarás dinero para ello.

Por eso siempre añado dos líneas adicionales a mi presupuesto de viaje: entretenimiento y compras.

No soy una gran compradora, pero a veces un viaje lo exige. Como cuando voy a Roma y decido que es hora de renovar todo mi armario después de 2 años sin comprar. Necesito saber cuánto estoy dispuesta a gastarme antes de ir.

Asegúrate de tener en cuenta tu dinero extra para tener libertad para gastarlo realmente. De lo contrario, podrías empezar a descontarlo de tu presupuesto total para viajes y perderte cosas que realmente querías hacer.

Paso 7: Finaliza tu presupuesto

Ahora que ya tienes una idea de lo que te va a costar el viaje, desde las cosas que vas a hacer hasta tu presupuesto para compras extras, es hora de finalizar tu presupuesto de viaje en tu plantilla de planificador de presupuesto de viaje. La calculadora te habrá ayudado a hacer la mayor parte del trabajo, pero ahora puedes determinar si necesitas hacer algún cambio.

Aquí es donde vamos a conseguir ese presupuesto de viaje realista del que hablé en el Paso 1.

Revisa tu presupuesto de viaje y comprueba si te sientes cómodo con los costes de las cosas. Si no es así, haz cambios.

Tal vez tenías un museo ahí como relleno, pero no quieres gastarte 30 $ en la entrada porque en realidad no te interesa. Saca esa cosa para poder justificar la cantidad que piensas gastarte en bebidas en Ibiza.

Cuando termino de modificar elementos de mi viaje, como tomar ese vuelo que sale una hora más tarde aunque eso signifique que tendré que ir corriendo al aeropuerto desde el trabajo, obtengo mi presupuesto final para el viaje.

Siempre me aseguro de tener los costes convertidos a mi moneda local para saber exactamente cuánto me va a costar.

Es mucho más fácil pensar que gastas menos cuando aún no has convertido.

Paso 8: Los presupuestos de viajes están hechos para romperse (o al menos doblarse)

Como viajeros millennials en solitario, a menudo nos obsesionamos con los presupuestos. Hay tanta información por ahí sobre el pirateo de viajes, el ahorro de dinero o los viajes gratuitos, que sentimos que también tenemos que cumplir eso. O que es malo que gastemos dinero en viajar.

Pero no lo es.

Puedes gastarte lo que quieras en un viaje, porque es tu viaje.

Eso significa que no pasa nada si acabas comprando un jersey de más en Berlín o necesitas visitar ese museo de 30 dólares porque llueve demasiado para hacer otra cosa.

Recuerda que viajar consiste en disfrutar. Es una gran razón para gastar dinero, mucho mejor que comprar borracho cosas en Amazon que meterás en un armario durante dos años.

Aquí es donde vuelve a entrar en juego el presupuesto máximo. Cuando te estés castigando por lo que te gastaste en una caja de bombones en Ginebra, puedes recordar que aún estás muy por debajo de tu escandaloso presupuesto máximo.

Así que, si sientes que necesitas esa caja de bombones, ¡consíguela!

Reflexiones finales sobre la plantilla de presupuesto de viaje

Con la ayuda de mis consejos secretos sobre Cómo Presupuestar Viajes y mi Plantilla para Planificar Presupuestos de Viajes, ¡presupuestarás como un profesional!

Utiliza esta guía para planificar la experiencia de viaje en solitario de tus sueños, ya sea un viaje de fin de semana, una aventura de un año o unas vacaciones en solitario.

Sean cuales sean tus sueños, no dejes que el dinero te frene.

Siempre puedes hacer más, ¡pero no puedes hacer más tiempo para hacer las cosas que quieres!

Crea el viaje de tus sueños, calcula cuánto cuesta y ¡lánzate a por él! Tu planificador de presupuestos de viaje te ayudará a calcular cuánto necesitas para que puedas ceñirte a tu presupuesto de viaje.